Prowadzenie działalności biznesowej w dzisiejszych czasach wymaga stałego dostosowywania się do zmieniających się trendów i technologii. Jednym z kluczowych aspektów tej transformacji jest digitalizacja dokumentów – proces przekształcania papierowych dokumentów w formę cyfrową. Dzięki temu zyskujesz łatwy dostęp do swoich dokumentów z poziomu komputera lub urządzeń mobilnych, niezależnie od miejsca i czasu.
Digitalizacji podlegają różnorodne dokumenty, takie jak faktury, umowy, raporty finansowe, dokumenty kadrowe, formularze czy korespondencja. Wdrożenie digitalizacji w Twojej firmie przynosi wiele korzyści – od oszczędności powierzchni biurowej, poprzez ułatwienie codziennej pracy, po ochronę środowiska przez ograniczenie użycia papieru.
Proces digitalizacji dokumentów w firmie to złożone przedsięwzięcie, obejmujące określenie celów i wymagań, analizę obecnej sytuacji, wybór odpowiedniej technologii, wdrożenie oraz szkolenie pracowników. Warto przy tym rozważyć powierzenie tego zadania wyspecjalizowanej firmie, która zapewni kompleksową obsługę i wsparcie techniczne.
Proces digitalizacji
Digitalizacja dokumentów to kluczowy proces przekształcania tradycyjnych dokumentów papierowych w formę cyfrową. Obejmuje on skanowanie, rozpoznawanie tekstu (OCR) oraz kategoryzację. Dzięki temu dokumenty stają się łatwe w zarządzaniu, wyszukiwaniu i udostępnianiu.
Digitalizacji można poddać różnego rodzaju dokumenty, takie jak faktury, umowy, raporty finansowe, dokumenty personalne, notatki służbowe, formularze zgłoszeniowe, dokumenty prawne, medyczne czy korespondencję. Proces ten przynosi szereg korzyści, w tym oszczędność miejsca w biurze, ułatwienie codziennej pracy, bezpieczne przechowywanie dokumentów, ochronę przed zniszczeniem oraz wyższą jakość obsługi klienta.
Technologia OCR (Optical Character Recognition) osiąga skuteczność na poziomie ponad 95% w systemie SaldeoSMART, umożliwiając precyzyjne rozpoznawanie tekstu i znaków graficznych. Tradycyjne dokumenty papierowe zajmują dużo miejsca i wymagają archiwizacji oraz konserwacji, podczas gdy elektroniczne dokumenty są łatwiejsze do przeszukiwania i dostępne 24/7. Ponadto, elektroniczne dokumenty są bezpieczniej zabezpieczone przed dostępem, zgubieniem czy zniszczeniem.
Wdrożenie procesu digitalizacji dokumentów przynosi również wymierne korzyści finansowe, takie jak obniżenie kosztów pracy o około 30% oraz skuteczne wykorzystanie zasobów, co przekłada się na przyspieszenie pracy o 25-40%. Profesjonalne firmy zajmujące się cyfryzacją dokumentów działają poufnie, minimalizując ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych.
Skuteczne skanowanie dokumentów i ich kategoryzacja w trakcie procesu digitalizacji mają istotny wpływ na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, przyczyniając się do poprawy efektywności pracy o kolejne 15%. Wybór profesjonalnej firmy specjalizującej się w digitalizacji dokumentów może przynieść dodatkowe korzyści, takie jak dostęp do nowoczesnych technologii i wiedzy eksperckiej.
Archiwizacja cyfrowa
Cyfrowa archiwizacja dokumentów to proces przenoszenia fizycznych dokumentów do formy elektronicznej i systematyzowania ich zgodnie z potrzebami firmy. To działanie wymaga odpowiedniego planowania, wyboru właściwej technologii oraz przeszkolenia pracowników. Elektroniczne archiwum jest mniej podatne na ludzkie błędy i umożliwia tworzenie kopii zapasowych.
Digitalizacja archiwum pozwala zaoszczędzić miejsce, zmniejszyć koszty i uzyskać łatwiejszy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Ważne, aby archiwizacja cyfrowa odbywała się zgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak ustawa o elektronicznym obiegu dokumentów i ustawa o ochronie danych osobowych.
Przykładowe ceny usług archiwizacji cyfrowej dokumentów zaczynają się od 16,90 zł za abonament. Firma oferująca takie usługi ma siedzibę w Częstochowie i realizuje zlecenia w różnych częściach kraju. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów umożliwia efektywne zarządzanie firmą i eliminuje konieczność gromadzenia dokumentacji w specjalnych pomieszczeniach.
Podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny to kluczowy element w procesie cyfryzacji dokumentów w firmie. Umożliwia on autentyczne i bezpieczne autoryzowanie dokumentów w formie cyfrowej, zapewniając ich integralność. Wykorzystanie e-podpisu przyspiesza obieg dokumentów, eliminując potrzebę fizycznego drukowania i podpisywania papierów. Jest to rozwiązanie prawnie wiążące, uznawane w wielu krajach.
Istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych, od podstawowego podpisu cyfrowego po bardziej zaawansowane formy, takie jak podpis kwalifikowany. Kluczowe jest zastosowanie odpowiednich narzędzi i systemów, które gwarantują wiarygodność i bezpieczeństwo weryfikacji podpisu elektronicznego.
Właściwa implementacja autoryzacji dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego przynosi wiele korzyści firmom, przyspieszając procesy, zwiększając efektywność obiegu dokumentów oraz zapewniając zgodność z przepisami prawnymi.
Aspekty prawne
Digitalizacja dokumentów w firmie musi być przeprowadzana zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Kluczowe przepisy to ustawa o elektronicznym obiegu dokumentów oraz ustawa o ochronie danych osobowych. Podczas przetwarzania dokumentów, zwłaszcza zawierających dane osobowe, należy zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, zgodnie z wymogami RODO.
Warto podkreślić, że elektroniczna archiwizacja jest dopuszczalna dla wielu rodzajów dokumentów, takich jak akta osobowe pracowników, księgi rachunkowe, faktury, sprawozdania finansowe oraz inne dokumenty kadrowe. Zgodność z regulacjami prawnymi digitalizacji i zgodność z przepisami jest kluczowa, aby zapewnić ochronę danych osobowych w procesie digitalizacji.
Przedsiębiorstwa muszą zwracać szczególną uwagę na wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji, w tym terminów archiwizacji i formy przechowywania. Dokumentacja księgowa, taka jak księgi, rejestry VAT czy faktury, musi być przechowywana przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Odpowiednie zabezpieczenie danych i zapewnienie ich autentyczności i integralności jest niezbędne w procesie digitalizacji.
Bezpieczeństwo dokumentów
Ochrona danych cyfrowych to kluczowa kwestia w digitalizacji dokumentów. Aby zapewnić pełne zabezpieczenie poufnych informacji firmy, niezbędne jest wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Podstawą jest stosowanie szyfrowania dokumentów oraz kontroli dostępu do nich.
Przechowywanie zdigitalizowanych dokumentów w chmurze, na przykład na Dysku Google, oferuje zaawansowane zabezpieczenia potwierdzone międzynarodowymi certyfikatami, takimi jak ISO 27018, SOC 3 czy FedRAMP. Takie rozwiązania gwarantują wysoką ochronę Twoich cyfrowych zasobów.
Równie ważne jest regularne tworzenie kopii zapasowych, które zabezpieczą Twoje dokumenty przed utratą lub zniszczeniem. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że Twoje ochrona danych cyfrowych i zabezpieczenia cyfrowe są na najwyższym poziomie.
Szkolenie pracowników w zakresie szyfrowania dokumentów i kontroli dostępu do danych to kolejny kluczowy element bezpieczeństwa w procesie digitalizacji. Świadomość zagrożeń i przestrzeganie dobrych praktyk to gwarancja ochrony Twoich kluczowych informacji.
Integracja z systemami
Integracja zdigitalizowanych dokumentów z istniejącymi systemami IT w firmie jest kluczowa dla pełnego wykorzystania potencjału digitalizacji. Obejmuje to integrację z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM), systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), systemami księgowymi oraz systemami kadrowo-płacowymi (HR). Pozwala to na automatyzację wielu procesów, takich jak wprowadzanie danych, kategoryzacja dokumentów czy generowanie raportów.
Integracja systemów umożliwia płynny przepływ informacji między różnymi działami firmy, co prowadzi do zwiększenia efektywności pracy i redukcji błędów. Ważne jest, aby wybrane rozwiązanie do digitalizacji dokumentów oferowało możliwości integracji z popularnymi systemami biznesowymi. Zapewnia to spójność danych, usprawnia workflow i przyczynia się do większej wydajności organizacji.
Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania dokumentami przynosi korzyści w postaci zautomatyzowanych procesów, oszczędności czasu i pieniędzy oraz zwiększenia przejrzystości przepływu informacji. To kluczowy element transformacji cyfrowej, która pozwala firmom na efektywniejsze zarządzanie dokumentami i optymalizację codziennych działań.
